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一次只做一件事情,工作更有效率!

发表于2020-06-14

一次只做一件事情,工作更有效率!

我常听到有人吹嘘自己同时做很多事的能力,你一定也是如此。就算你没有自吹自擂,你一定也有这样的亲友或同事,例如:同时处理三个专案的人;一边开车,一边讲手机的人;大声抱怨自己每天有多少事要处理,藉以炫耀自己能耐的人等等。这类炫耀自己有多忙的行为,正成为我们工作文化的一部分。

多工的能力似乎很吸引人,在这个资讯会透过一千种管道传进来、「必须马上做」的事情也愈来愈多的时代里尤其如此。我们都想变成三头六臂的超人,也告诉自己「我做得到」。但不幸的是,我们根本做不到,我们愈是以为自己做得到,就会做得愈糟。

原则一:一次只做一件事

犹他大学已在这方面做过许多有趣的研究,研究人员询问受测者是否觉得自己擅长多工,像是开车时讲手机,并实地测试真切与否,最后得到的结论是:人们对于自己多工能力的认知有严重自我膨胀的情形;事实上,大部分的受测者都认为自己的多工能力在平均水準以上。他们的自我评估几乎没有事实根据,因此多工做事及最爱在开车时讲手机的人,极有可能过于高估自己的能力。

研究报告的主要撰写人大卫‧山伯恩马兹(David Sanbonmatsu)在2013年1月向国家公共广播电台的部落格专栏「直击」(Shots)透露:「人们之所以多工,并不是因为他们擅长多工,而是因为他们容易分心,他们难以克制自己去做另一件事的冲动。」换句话说,那些多工得最厉害的人没有办法专心,他们无法自制。

一位名叫哈洛德‧帕施乐(Harold Pashler) 的科学家,在1990年代早期证明了这件事,他称为「双重任务的干扰」(Dual Task Interference)。他先要求一群受测者做一件非常简单的事,像是在灯亮起时按下按钮;接着他又要另一群受测者做同样的事,但是又加上另一件简单的任务,像是根据闪灯颜色的不同来按下不同的按钮。在增加第二项任务后,无论任务的内容再怎幺简单,花费的时间照样加倍。

帕施乐的推论是,其中出现了某种处理瓶颈,人们因此一次只能想一件事。他猜想,有某种程度的心力是花费在把一个程序「打包」放到记忆中,再把另一个程序拉出来执行工作。每当人们在不同任务间切换时,就是这样的过程在耗费时间。所以,我们根本没有真的多工,还是一样一次只能集中在一件事上。你在讲手机,就算你和人家在讨论的只是顺路要去买牛奶,事实上你就是看不到眼前的车子,你的大脑无法同时处理这两件事。

原则二:事情做一半等于没完成

举一个全球几乎任何已婚夫妻都会碰到的简单例子:「甜心交办事项」清单。在任何一週里,我的清单上通常会有十项至二十项必须完成的琐碎任务,从重新油漆浴室、为家里补充狗食、偿还房贷,一直到清扫落叶都包括在内。这是日常生活的一环,也是融入这个社会的必要历程。有很多方法可以解决这份清单,但你可能犯下的最大错误是试图同时做五件事,这等于是在多工,你很可能无法把每件事完成,反而留下做到一半的工作。

试想(或者如果你很不幸的话,请回想一下)自己的手边有四件做到一半的任务:你已经油漆好浴室的一面墙;狗食还在后车厢;偿还房贷的支票已经写好,但是还没寄出;树叶已经堆好,但是还没装袋。这时,你儘管已经花费心力,却没有创造出任何价值。唯有在保护用盖布与油漆罐已经移出浴室、已经餵了狗、银行已经收到款项、院子已经确实没有树叶等状况下,价值才会出现。做到一半的事,基本上就等于没做。

没完成的工作或无人使用的产品是同一件事的两面:已付出心力,但没有正面成果。请你别这幺做。

原则三:第一次就把事做对

我们不可能永远在第一次就把事情做到完美。我们都是人,都会犯错。你处理错误的方式,可能会对你把事情做完的速度与成果的品质造成很大的影响。在丰田,每位工厂工人都有权停止生产线。此举背后的想法是,製程需要持续改善,而解决问题的最佳时机就是在你看到问题的当下,而非在问题发生之后。

我已经谈过许多关于人类大脑限制的事,我们能记得的事就是那幺多;我们一次只能集中在一件事上。我们会因为没有在第一时间改正问题,而必须花费更多的心力,其实也是来自于类似的限制。当你在进行某个专案时,脑中都是和它有关的东西,你很清楚之所以要做某件事的所有原因,这时你的脑子里存在一个与之相关的複杂架构。想在几週后重新建立这样的架构十分困难,你必须先想起你在做决定时纳入考量的所有因素,必须重新建立促使你做出该决定的思考流程,必须再度成为当时的自己,把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间,而且还是很长的时间,是你在发现问题的当下就马上把它改正的二十四倍。

相信各位在自己的工作中已经有过这样的经验,而且从中学到的教训可能是在孩提时期早就有人告诉过你的:第一次就要把事情做对。实验资料只告诉我们另一件事:假如你犯错,要在察觉之后尽快改正,否则你将会付出代价。

原则四:太努力工作会增加工作

为何一个人的工时减少,却能做更多的事呢?表面上看起来毫无道理。麦斯威尔表示,工时太长的人会开始犯错,正如同我们先前得知的,改正错误可能会比创造新事物花费更多的时间。工作超出负荷的员工比较不容易集中注意力,而且会开始影响别人也跟着分心,不久之后他们就会开始做出错误决策。

有令人不安的证据显示,我们做决策的能耐很有限,在我们的精力消耗得愈多、休息时间愈短时,我们做出的决策就会愈糟糕。

长时间工作并不会让你做完更多的事,反而让你做得更少。工作太操劳会导致疲惫,疲惫就会导致错误,迫使你必须改正自己才刚完成的事物。平常和週末都不要加班,只在平日以自己能接受的速度做事,也别忘了要休假。

摘自《SCRUM》

一次只做一件事情,工作更有效率!

Photo:Gabriel Rojas Hruska, CC Licensed.

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